Imagine que você possui 1000 laranjas, 500 maçãs e 700 cachos de bananas. A cada hora que passa você vende números indeterminados de cada uma das 3 frutas. Simultaneamente a isso, ao final de 120 horas você precisa repor o que você tinha antes, no entanto, você precisa ter cautela. Se você comprar de mais correrá o risco de algumas frutas estragarem e você perder dinheiro. Em contrapartida, se você comprar muito pouco perderá oportunidades de venda. Percebeu como é uma situação delicada? Com apenas 3 itens diferentes o cenário já era complexo, quem dirá como é em um varejo com centenas de categorias de produtos e sua variedade de marcas. Sem dúvida, gerenciar estoques é uma tarefa difícil.
Diante do exposto, o presente artigo irá te ajudar a entender o que é o ato de gerenciar, o que são estoques e quais os seus tipos, bem como, você descobrirá qual a importância de administrar o seu estoque, além do mais, você aprenderá tudo que precisa saber sobre o famoso Bloco X.
O que é o gerenciamento de estoques?
Conforme Rafael Quintão de Andrade, a gestão de estoques nada mais é que o controle sobre os acúmulos de materiais que suprem as necessidades de abastecimento dos clientes e da própria empresa sob o controle dos custos. Desse modo, a fim de não gerar gastos e diminuir a lucratividade, a gestão de estoque deve ponderar a demanda do produto e os custos implícitos. Para isso, a gestão de estoques integra os setores de compras e de vendas, bem como o setor financeiro da empresa. Assim sendo, segundo Garcia, citado por Rafael Quintão de Andrade, devem ser levadas em consideração as seguintes questões ao gerenciar um estoque:
- Quantas unidades deste produto eu devo pedir?
- Qual é o melhor momento para fazer o pedido de reposição?
- Com que frequência eu devo revisar os níveis do meu estoque?
- Onde eu devo alocar o meu estoque?
- Qual a melhor disposição dos itens no meu estoque?
- Que logística eu utilizarei para controlar os itens presentes no meu estoque?
O que são estoques?
Como você pode ver acima, um dos grandes problemas de lidar com estoques é a imprecisão dos índices de demanda do consumidor. Dessa forma, as empresas ajustam os seus estoques para atender a essa variável. Posto isso, de acordo com Slack, Chambers e Johnston, citados por Rafael Quintão de Andrade, o conceito de estoques diz respeito à acumulação de recursos materiais em um sistema de transformação.
Quais os tipos de estoques?
Agora que você já sabe o que são os estoques, está na hora de conhecer os tipos dele, assim você poderá ver qual é o melhor para a sua categoria de empreendimento. Confira, abaixo, quais são os gêneros de estoques citados por Rafael Quintão de Andrade:
- Estoques de proteção
Este perfil de estoque segue uma vertente mais conservadora. Seu conceito é aplicado quando se busca minimizar os riscos relacionados à incerteza da demanda e de fornecimento. Posto isso, é largamente utilizado por empresas que contam com uma vasta rede de filiais, com o princípio de que uma filial possa suprir a outra.
- Estoques de ciclo
Este tipo de estoque, geralmente, é empregado em empresas que produzem vários produtos distintos, mas que, não conseguem produzir todos ao mesmo tempo. Sendo assim, para evitar “buracos” na reserva de produtos, o gestor do estoque acumula em ciclos as mercadorias. Por exemplo, em 1h ele produzirá 100 unidades do produto A, depois ele confeccionará 100 unidades do produto B e assim sucessivamente, gerando um ciclo de produção e acumulação.
- Estoques de antecipação
O estoque de antecipação é aplicado quando existe uma previsão de alteração do fluxo convencional da demanda. Diante desse prognóstico, a empresa opta se irá reduzir ou ampliar a quantidade em estoque de determinado item. Por exemplo, quando começa a estação mais fria do ano as lojas de roupas aumentam o estoque de casacos, jaquetas e afins. Isso se deve por que é sabido que o consumo e procura por esses gêneros irá aumentar.
- Estoques de distribuição
Esta modalidade de estoque é empregada quando não existe movimentação constante dos produtos entre os fornecedores e os varejistas. Para acabar com esse problema, o estoque de distribuição cria centros de distribuição do produto entre a fábrica e o lojista. Esses centros podem ser em modais e até mesmo nas próprias distribuidoras.
Qual a importância de gerir o meu estoque?
A importância de gerir o estoque reside nos riscos de perda da lucratividade. Quando o assunto é estoque de varejistas, existem muitos fatores que podem causar prejuízos indesejáveis por todos. Dentre esses fatores tem-se a avaria e vencimento dos produtos, bem como, a baixa demanda por um item que está em abundância no estoque e a indisponibilidade de um produto que possui alta procura. Com base nisso, a solução para esses problemas é a criação de um sistema de gerenciamento do estoque eficiente. Além do mais, uma peça fundamental para uma boa gestão de reservas é o uso da tecnologia. Com ela você poderá dinamizar os processos internos da sua empresa e otimizar o tempo útil dos seus funcionários.
Entenda a necessidade do Bloco X
Agora que você já sabe de tudo isso, você deve ter percebido que o assunto “estoques” não é moleza. Diante dessa afirmativa, as secretarias de economia de cada estado possuem interesse em conhecer e auxiliar os varejistas nessa tarefa tão difícil que é o gerenciamento dos estoques. Sendo assim, esses órgãos fiscais passaram a tornar obrigatório o envio do Bloco X.
Afinal de contas, o que é o Bloco X?
De acordo com a Secretaria da Fazenda do estado de Santa Catarina (SEF/SC), o Bloco X é a transmissão diária e automática de arquivos que contêm informações sobre a tributação e a venda de mercadorias do estabelecimento para a Receita Federal. Além do mais, os varejistas devem enviar de forma mensal os dados referentes ao estoque da companhia. Desse modo, as secretarias da fazenda podem acompanhar e fiscalizar as transações de venda ao consumidor final.
Quais são os arquivos exigidos pelo Bloco X?
O Bloco X exige a transmissão de 2 arquivos distintos. Um deles deve ser enviado mensalmente, enquanto o outro deve ser enviado diariamente. O arquivo mensal conta com as informações do estoque do empreendimento. Já o arquivo de envio diário deve possuir dados sobre a Redução Z do Programa Aplicativo Fiscal do Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF). Para simplificar, é basicamente o envio dos dados de fechamento fiscal diário do Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
Como faço para enviar o Bloco X?
Além de você possuir os 2 documentos já citados, será necessário mais mais 2 requisitos para que você possa efetivar o envio do Bloco X. O primeiro deles é o Certificado Digital. Para seguir as orientações da Secretaria da Fazenda, esse certificado deve ser do tipo 01 ou 03. Esses tipos de certificados possuem diferenças entre si, contudo, ambos possuem a finalidade de uma assinatura digital, conferindo validade jurídica ao documento e integridade dos dados nele presentes. O segundo requisito é conexão com a internet, afinal de contas, os arquivos serão enviados automaticamente de forma digital após o fechamento fiscal dos caixas do estabelecimento.
REFERÊNCIAS:
Governo de Santa Catarina divulga novos prazos para implementação do Bloco X. Secretaria da Fazenda, 2019. Disponível em: http://www.sef.sc.gov.br/midia/noticia/2286. Acesso em: 09 out. 2020.
XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial, 2011, Belo Horizonte. Gestão de estoques: uma revisão teórica dos conceitos e características. 10p. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_857_19270.pdf. Acesso em: 09 out. 2020.